Почему подключение кадрового электронного документооборота — это удобно
Руководители компаний, которые внедрили КЭДО, отмечают значительное сокращение сроков подписания документов — а значит, и снижение нагрузки на штатных кадровиков. С помощью КЭДО удобно работать с большинством кадровых документов. При этом электронные документы сохраняют юридическую силу, их принимают госорганы и суды.
Каким компаниям подходит КЭДО
Ведение кадрового документооборота в электронном виде удобно для любой компании, особенно если:
- У компании есть территориально разнесенные филиалы и подразделения: в такой компании сложно получить оригиналы документов с собственноручной подписью сотрудника, их приходится распечатывать, подписывать и отправлять почтой.
- Много работников на удаленке. В этом случае тем, кто работает дистанционно, не нужно приезжать в офис или самостоятельно распечатывать и отправлять нужные документы.
- Руководство стремится соблюдать принципы устойчивого развития: сократить объемы используемой бумаги и транспортный след.
- Если при оформлении кадровых документов организации часто происходят ошибки и нарушения. Работая в КЭДО, работникам не придется гадать, какой документ оформить, по какому шаблону заполнить и кому его дальше отправить. В системе КЭДО документооборот занимает несколько минут, а кадровики видят статусы согласования и подписания документов.
Как провести автоматизацию КЭДО
Чтобы внедрение КЭДО прошло максимально просто, «бесшовно», и не вызвало недовольства работников, нужно действовать последовательно, по заранее подготовленному плану:
- Выбрать ПО для ведения КЭДО, с учетом стоимости внедрения и эксплуатации, наличия необходимый функций и их удобства для пользователей, а также предоставляемой поддержки.
- Определить куратора проекта внутри компании — этот специалист будет отвечать за успех проекта.
- Решить, какие документы, которые нужно перевести в КЭДО в первую очередь. Определите самые частотные кадровые документы — процесс перехода на кадровый электронный документооборот удобнее начинать с них. Наверху списка ожидаемо окажется оформление отпусков.
- Разработать локальные нормативные акты, которые регулируют применение и сроки внедрения КЭДО: положение об электронном документообороте, регламент по использованию электронной подписи, соглашения с работниками, инструкции. Специалисты Aссetera помогут подготовить шаблоны таких ЛНА.
- Настроить сервис: настроить роли и кадровые бизнес-процессы с маршрутами согласования, уведомлениями и шаблонами документов . Интегрировать сервис с учетной системой.
- Рассказать работникам о преимуществах кадрового электронного документооборота: уведомить о предстоящих изменениях и получить их согласие, описать преимущества, ответить на вопросы, а затем отправить приглашения в сервис тем, кто согласился на переход в КЭДО.
- Выпустить электронные подписи — это можно сделать в сервисе КЭДО или через Госуслуги.
Специалисты Aссetera помогут спроектировать, внедрить и вести КЭДО, чтобы администрирование кадрового документооборота в организации было простым и удобным.
План внедрения электронного кадрового документооборота от Aссetera
Изучим:
- бизнес-процессы компании as is;
- имеющиеся системы управления персоналом и кадрового документооборота.
Подготовим:
- описание бизнес-процессов TO BE;
- техзадание по переводу каждого бизнес-процесса в КЭДО;
- дорожную карту перехода.
Доработаем:
- недостающие положения и приказы;
- другие формы документов.
Ответим на вопросы работников:
- подготовим инструкции по работе с системой КЭДО от Aссetera;
- напишем FAQ — список часто задаваемых вопросов и ответов на них;
- проведем обучение для сотрудников.
Цены на внедрение кадрового электронного документооборота зависят от сложности бизнес-процессов компании и задействованных в нем ИТ-систем, сложности интеграции с ними. Напишите нам, чтобы рассчитать точную стоимость услуги внедрения электронного кадрового документооборота: заполнить форму заявки >>>
- Аутсорсинг расчета заработной платы.
Рассчитаем зарплаты сотрудников, заплатим налоги и взносы в фонды, подготовим отчеты и возьмем на себя взаимодействие с контролирующими органами. - Охрана труда.
Внедрим меры по охране труда, проведем оценку условий труда, организуем медосмотр, проведем инструктаж и обеспечим бесперебойное ведение документации. - Проверка кадровых документов.
Изучим кадровые документы компании и посоветуем, как исправить ошибки.
Преимущества КЭДО от Accetera
Наша команда ведет кадровый документооборот на предприятиях уже больше 20 лет. Мы знаем, как организовать его оптимальным образом и с минимальными издержками.
Следим за всеми изменениями и быстро реагируем на них, чтобы ваши документы были в полном порядке.
Соблюдаем конфиденциальность и настраиваем хранение документов в защищенном дата-центре с сохранением копий на разных серверах, так, чтобы они точно не потерялись
Текст на странице составлен и проверен экспертом Accetera
Светлана Домкина Руководитель отдела услуг кадрового администрированияНаш опыт
Что говорят наши клиенты
Хочется отметить профессионализм сотрудников компании Accetera, которые отлично понимают внутренние бизнес-процессы, четко разбираются в законодательных актах, благодаря чему мы не разу ни сталкивались со штрафами от налоговой.
Сотрудничаем с Accetera уже не первый год, специалисты компании с богатым опытом работы в аутсортинге всегда максимально понятно отвечают даже на сложные вопросы, качественно выполняют свою работу, умело оптимизировали процесс ведения документооборота, построили грамотную финансовую модель.
Сотрудники Accetera всегда вовремя готовят всю необходимую документацию, закрывают все потребности по формированию и сдаче отчетности. Также они консультируют меня по возникающим вопросам в сфере финансов и помогают оптимизировать налоги.
Бухгалтер на аутсорсинге с Accetera — настоящая находка для нашей компании. Вся работа выполняется максимально качественно и в срок. Без проблем проходим все проверки в налоговой, а также получаем рекомендации по оптимизации нашего бизнеса.
Специалисты Accetera подготавливают всю отчетность без задержек и ошибок, благодаря чему мы не знаем, что такое штрафы и пени. К тому же сотрудничество с компанией сделало процесс ведения учета более простым и организованным.
