По прогнозам главы Минтруда Антона Костякова на протяжении следующих 5 лет российской экономике будет не хватать 3,1 млн. сотрудников. В этих условиях для HR-отдела критичными становится привлечение и удержание работников, причем эту задачу можно разбить на ряд подзадач:
- создать имидж компании, в которой комфортно работать;
- задействовать все доступные источники потенциальных кандидатов, в том числе привлечь людей из других регионов;
- свести к минимуму собственные затраты времени и средств на выполнение рутинных задач: оформления на работу, согласование графиков и т.д. ;
- поддерживать высокий уровень удовлетворенности сотрудников.
Со всеми этими задачами может помочь кадровый документооборот. Благодаря ему сотрудники не тратят время на подписание и пересылку бумажных документов, становится возможной беспроблемная работа с дистанционными сотрудниками – вам не нужно мучиться с бумажными документами и курьерскими службами. Работники уверены, что они не занимаются бюрократическими процедурами, а могут сосредоточиться на своих основных задачах, что весьма способствует позитивному восприятию компании-работодателя.
Ради этого определенно стоит заниматься внедрением. Что нужно для того, чтобы автоматизация кадрового документооборота прошла успешно? Сегодня я поделюсь нашим опытом, который мы извлекли из нескольких десятков проектов, а также расскажу, как можно расширить функционал КЭДО.
Внедрение КЭДО требует от топ менеджмента комплексного подхода при выборе провайдера и учета множества факторов, которые будут влиять на успех автоматизации процессов.
И прежде всего стоит учесть следующие факторы:
- Масштаб компании – не все системы рассчитаны на работу с небольшими компаниями.
- Наличие мобильной версии и личного кабинета – помогает всегда быть гибким и своевременно пользоваться всеми приимуществами системы. Мобильная версия особенно важна на производствах и для предприятий с большим количеством «полевого» персонала.
- Интеграция с другими системами, особенно 1С – бесшовная интеграция с вашей ERP-системой значительно упростит работу и снизит затраты на ручной ввод данных. В противном случае ваш кадровый отдел будет тратить много времени на перенос информации.
- Полный охват кадровых процессов, наличие готовых шаблонов документов и электронного архива.
- Наличие у подрядчика удостоверяющего центра – проверьте, есть ли возможность выпуска электронных подписей внутри системы или вам придется покупать юридически значимые электронные подписи где-то еще.
- Минимизация сторонних систем в обмене данными – использование неофициальных каналов (например, WhatsApp, Telegram) может создать риски утечки информации, а кроме того, делает ваши процессы уязвимыми при изменении политической ситуации. Ну и если мы пользуемся иностранными мессенджерами, возникает трансграничная передача данных.
- И разумеется, весь интерфейс системы должен быть удобным и понятным. Успех внедрения будет во многом зависеть от того, насколько комфортно будут чувствовать себя сотрудники компании при работе с КЭДО, насколько легко им будет сориентироваться в системе.
- Наличие демо-версии, техподдержки и обучающих материалов, инструкций для работников и руководителей также существенно упрощает жизнь. Не забудьте, что обучение и инструктаж вам придется проводить постоянно, как для новых сотрудников, так и для постоянных: люди склонны забывать то, чему их учили.
После того, как система выбрана, нужно подготовиться к внедрению. Вот что мы делаем для наших клиентов :
- Проводим предпроектное исследование, чтобы понять, достаточно ли будет коробочной версии КЭДО для того, чтобы «закрыть» основные потребности клиента или все-таки ему нужна расширенная версия. Это позволяет избежать дорогостоящих доработок, которые могут потребоваться в том случае, если какие-то важные процессы не были учтены при разработке проекта и остались неавтоматизированными.
- Описываем все процессы и маршруты согласования документов между ответственными лицами, подразделениями и иными необходимыми структурами. Четкое понимание бизнес-процессов помогает опять-таки позволяет избежать бессмысленных трат на доработку впоследствии, а также убедиться в том, что формально существующие в документах организации и реальные процессы/ структуры совпадают. (Например, у нас был случай, когда клиент отказался от предпроектного исследования и описания процессов, и только после внедрения выяснилось, что часть менеджеров не могли согласовать отпуска своим подчиненным, т.к. формально сотрудники числились в других отделах).
- Выявляем наиболее частотные кадровые операции, чтобы автоматизировать их в первую очередь.
- Убеждаемся, что в выбранной клиентом системе есть автоматические методы синхронизации с программами учета, например 1С ЗУП, так как важно свести к минимуму ручной перенос данных из интегрированных между собой систем (остатки отпусков, штатное расписание, персданные и.пр.)
- Помогаем клиенту провести, так сказать, рекламную кампанию внедрения КЭДО и рассказать сотрудникам, насколько удобнее им будет работать в новой системе. Так мы сводим к минимуму сопротивление изменениям.
- Разрабатываем пакеты документов, необходимые для перевода кадрового документооборота в электронный вид. В частности, составляем положение об электронном документообороте, готовим уведомления для работников, приказы о назначении ответственных лиц за КЭДО, согласия на обработку персданных и о переходе на ЭДО и многие другие.
К сожалению, внедрение КЭДО – не панацея от всех бед, и по пути вы можете встретиться с рядом препятствий. Лучше знать о них заранее. Вот с чем мы периодически сталкиваемся при автоматизации документооборота:
- Сопротивление небольшой части сотрудников: часть работников по каким-то соображениям может отказаться от использования КЭДО, и, к сожалению, вы не можете воздействовать на них никакими административными методами – только убеждением, демонстрируя удобство системы.
- Потеря паролей: часто сотрудники забывают и теряют их, просто будьте к этому готовы.
- Правда, и ничего кроме правды: увы, очень часто люди забывают подписывать документы и пытаются сделать это задним числом, а в электронной системе этого сделать нельзя.
- Необходимость периодически проводить обучение сотрудников, как новых, так и уже знакомых с системой, т.к. часто сотрудник забывает как и что нужно делать.
- Ну и наконец, по-прежнему нельзя перевести в электронный вид (часть 3, ст. 22 ТК РФ):
— приказ об увольнении
— акты о несчастных случаях на производстве
— документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей об охране труда
— а кроме того, сохраняются уже имеющиеся физические трудовые книжки
Заключение
Внедрение системы КЭДО – это серьезный шаг к цифровой трансформации компании. Однако успех этого процесса зависит от тщательной подготовки, правильного выбора системы и работы с персоналом. Наши специалисты могут помочь вам в этом процессе и взять на себя всю рутину, не отвлекая вас от основного бизнеса.
Как итог правильного выбора КЭДО:
Работник получает личный кабинет (как на компьютере, так и в телефоне), где он видит свои персональные данные и сканы своих личных документов, баланс отпусков, расчетные листки, табели, а также электронно подписывает кадровые документы, синхронизируемые с расчетной программой 1С ЗУП, в которой далее производится расчет заработной платы и налогов, из которой данные попадают на платформу по выбору бенефитов для сотрудников.
Автоматизация процессов помогает уменьшить время, потраченное сотрудниками на бюрократическую работу, укрепить имидж современного, технологичного предприятия, повысить уровень удовлетворенности сотрудников. Кроме того, КЭДО помогает наладить и с комфортом поддерживать работу с сотрудниками из удаленных регионов, а тем самым – обеспечить компании дополнительные преимущества на рынке труда.
