Вы уже сверстали HR-бюджет на 2025 год или только готовите его? Давайте поговорим о том, как вы будете защищать его перед топ-менеджерами и собственниками компании, и о том, как сократить количество вопросов от финансового директора. Обычно именно у CFO возникает больше всего вопросов к бюджету и именно он пытается сократить затраты на персонал. Мы обратим внимание на то, что волнует финансового директора, как мы сможем с ним быстрее договориться.
- Первый совет, самый очевидный: разговаривайте с финдиром языком цифр. Любой расход должен быть обоснован бизнес-показателями - планируемыми и в сравнении с прошлым годом. Мы должны не просто говорить с CFO о счастье сотрудников, а об увеличении их срока жизни в компании, о снижении расходов на подбор и обучение.
- Имейте бенчмарки. Рано или поздно генеральный и финансовый директоры или собственники компании зададут вам вопрос - а как у других? Является ли отток персонала в 20% нормой или катастрофой? Сколько в среднем тратят на подбор персонала другие компании нашей отрасли? Здесь важно иметь три показателя: обстановка по рынку в целом, в вашей отрасли и в вашей компании по сравнению с предыдущими годами. И важно провести грамотную аналитику. Ну например: текучесть персонала 23% для ИТ-компании - это в целом прискорбно, это означает, что вы теряете каждого четвертого-пятого сотрудника, вымывается экспертиза. Однако если мы увидим, что отток происходит в основном за счет младших грейдов, возможно, все не так плохо. Скажем, у вас невысокий уровень зарплат, но вы даете возможность быстрого роста и обучения. В результате люди приходят, учатся и уходят на более привлекательные оклады. Но если при этом самые ценные кадры оседают у вас, то это неплохая стратегия работы с персоналом.
- Скорее всего, у вас есть стандартная форма бюджета, которую вам предоставляет финансовый отдел. Но если вдруг это не так - я советую планировать расходы по форме БДР, внимательно разнося их по месяцам, чтобы не создавать в дальнейшем проблем с управленческой отчетностью или угрозы кассовых разрывов.
- Имейте несколько вариантов бюджета, как минимум - оптимистичный, реалистичный и пессимистичный, чтобы у вас была возможность маневра в зависимости от тех финансовых показателей, на которые будет ориентироваться компания. Помните, что не обязательно рассчитывать ФОТ исходя из 100% заполнения штатного расписания. Едва ли вам удастся достичь этого показателя. Но учтите, что вам с большой вероятностью придется платить за переработки или ночные смены - многие HR-специалисты при планировании об этом забывают.
- Заложите заранее резервы на выплаты бонусов и примите решение, когда вы будете их выплачивать, чтобы не создавать двойную нагрузку на компанию при выплате годовых налогов и иметь возможность сэкономить. Пример: в этом году некоторые компании рассматривают возможность выплаты топ-менеджерам бонусов досрочно, чтобы сэкономить на выплатах НДФЛ, изменения по которым вступят в силу с 2025 г. Всегда выгодно выплатить бонусы сотрудникам в конце года, когда регресс уже достигнут и будет минимальный социальный взнос. (А для сотрудников, наоборот, полезно их получить в начале года, а не наоборот).
- Экономьте на налогах и социальных взносах. Прежде всего, получите консультацию налогового специалиста и поймите, по каким статьям вам придется платить налоги.
По общему правилу большинство выплат сотрудников подлежит удержанию НДФЛ и выплатам страховых взносов. Но есть и исключения - например, если выплаты носят социальный характер – то есть равны для всех и не включены в систему оплаты труда - они не являются объектом обложения страховыми взносами. Однако если у нас количество баллов будет привязано к грейдам, или просто должностям, а еще хуже к окладу, то все будет уже не так оптимистично. В этом случае уже можно говорить о связи выплаты с выполняемой трудовой функцией. И тогда риск по доначислению взносов высок!
При правильной подготовке документов у вас есть все шансы не выплачивать социальные взносы с гибких льгот, но нужно быть готовыми отстаивать свою позицию в суде, т.к. все разъяснения Минфина и ФНС говорят о том, что взносы начислять нужно.
Тем не менее, судебной практики такого рода, когда компании не начисляют взносы на гибкие льготы, достаточно много, и она устойчивая. Вот несколько примеров такого рода:
-
-
- Определение Верховного Суда РФ от 30.03.2017 N 310-КГ17-2161 – по спорту в пользу РЖД
- Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 20.11.2020 № Ф06-67240/2020 по делу № А12-3728/2020 – по отдыху
- Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 02.11.2020 № Ф02-5629/2020 по делу № А19-29229/2019) – по питанию (в пользу «БЗФ» Мечел)
- Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 24.11.2020 № Ф06-67251/2020 по делу № А12-47264/2019, Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 20.11.2020 № Ф06-67240/2020 по делу № А12-3728/2020 (компенсация детских садов и оздоровительный отдых «Газпром трансгаз Волгоград»)
-
Важно заранее подготовить кадровые документы. В ЛНА компании о социальной политике, льготах, о материальной помощи должен быть прописан алгоритм получения социальных выплат (гибких льгот). Они не должны зависеть от квалификации работников, сложности, качества, кол-ва условий выполненных работ.
Здесь, разумеется, нужно быть очень внимательным и аккуратным, чтобы экономия в результате не обернулась выплатами штрафов, а также заложить расходы на юриста и заранее согласовать позицию с коллегами из финансового департамента.
Еще один популярный сегодня вопрос - это доначисление выплаты, с помощью которой работодатели стремятся компенсировать сотрудникам удержанный НДФЛ (так называемый “Гросс-ап”). Но тут нужно помнить, что это выплата будет полностью облагаемой для компании.
- Ну и, наконец, очень обидно, когда вы приносите CFO бюджет, а в нем обнаруживаются ошибки. Блокируйте формулы в таблицах, чтобы не “съезжали” цифры. После составления бюджета проверьте все-таки все на калькуляторе.
Успехов на защите бюджета!