Переход по ведению учета с программы Navision в базу 1С, организация бухгалтерского учета и налоговой отчетности сразу по двум стандартам – российским и GAAP

Кейс о том, как мы подхватили текущие процессы клиента, организовали переход по ведению учета с программы Navision в базу 1С 8.3 Бухгалтерия МСФО, соблюдая режим ежемесячной отчетности, перенесли все данные и наладили ведение учета на аутсорсинге параллельно по двум стандартам – российским и GAAP.

В 2021 году мы реализовали проект для российской компании, входящей в международную группу, занимающую лидирующие в позиции в производстве и обслуживании центробежных насосов, задвижек, систем автоматизации для нефтегазовой, энергетической, химической и других отраслей промышленности. Холдинг представлен в 55 странах и имеет самый большой опыт по успешной эксплуатации насосов и насосных систем в мире. Оборот российского подразделения составляет более 2 млрд. рублей в год.

Получить такого значимого клиента нам помогла устойчивая репутация надежного и ответственного партнера в мире бизнеса, а также наличие необходимого опыта и команды специалистов, способных качественно и в срок реализовать запросы клиента.

Итак, представьте всю сложность ситуации, в которой оказался клиент. В связи с неожиданным увольнением главного бухгалтера (в самом начале календарного года) у компании возникла потребность в профессиональной и грамотной подготовке годовой бухгалтерской и налоговой отчетности, ежемесячном закрытии учета GAAP и подготовке пакета отчетности GAAP для консолидации в корпоративной системе учета.

Руководством компании было принято решение передать функционал главного бухгалтера нам на аутсорсинг. Так началось наше сотрудничество, которое через 6 месяцев работы переросло в полную передачу клиентом ведения бухгалтерского и налогового учета на аутсорсинг и отказ от внутренней бухгалтерии. На тот момент внутренняя команда бухгалтеров состояла из 6 сотрудников, обеспечивающих 20 тысяч транзакций клиента в год.

В рамках проекта перед нами стояли следующие задачи:

• перенести архив бухгалтерских данных (по российским стандартам и стандартам GAAP) из программы Navision в программу 1С 8.3 Бухгалтерия МСФО;
• настроить ведение учета по российским стандартам и параллельное ведение учета по стандартам GAAP в 1C3 Бухгалтерия МСФО;
• продолжить вести бухгалтерский учет в новой базе;
• готовить налоговую отчетность за месяц для российских налоговых органов и формировать ежемесячный пакет отчетности для GAAP;
• обеспечить простоту и прозрачность бизнес-процессов для руководства российского подразделения и для европейских финансовых контролеров холдинга.

Хронология проекта (сроки, этапы)

Работу над проектом мы начали с подготовки плана передачи функционала главного бухгалтера нам для выполнения поставленных задач в соответствии с запланированными сроками.

Этап I. Передача дел от главного бухгалтера – 1 неделя.

Этап II. Закрытие отчетного месяца за январь, подготовка пакета отчетности для GAAP – 2 недели.

Этап III. Подготовка мэппинга для трансляции в GAAP, согласование с финансовыми контролерами группы – 2 недели.

Этап IV. Настройка базы 1С, перенос данных из Navision – 1 месяц.

Этап V. Начало ведения учета в 1С 8.3 Бухгалтерия МСФО, подготовка ежемесячного пакета отчетности GAAP на базе 1С с последующей загрузкой в корпоративную программу для международной группы.

Этап VI. Выверка данных учета перед международными финансовыми контролерами.

Сложности

Поскольку клиент столкнулся с единовременным увольнением главного бухгалтера и его заместителя, о полноценной выверенной передаче дел речь не шла. Нам пришлось заново выстраивать все бизнес-процессы с головным офисом, самостоятельно разбираться в методологии учета компании и подготовке пакета отчетности по закрытию месяца GAAP.

Вторая сложность заключалась в невозможности сдвинуть сроки закрытия месяца в корпорации. Из-за этого мы были ограничены во времени и решали параллельно сразу несколько задач: готовили отчетность в сжатые сроки, настраивали 1С 8.3 Бухгалтерию МСФО, переносили в нее данные и устраняли ошибки предыдущих периодов.

Команда

К работе над проектом мы привлекли команду из 9 специалистов Accetera:

• Бухгалтеры – 7 человек
• Команда технической поддержки 1С-программисты – 2 человека

Команда Accetera взяла на себя ведение бухгалтерского и налогового учета, а также ведение учета по стандартам GAAP, ежемесячное закрытие и подготовку данных GAAP для загрузки в корпоративную систему в четко обозначенные сроки, а также полную ответственность по подготовке бухгалтерской и налоговой отчетности, сдаче отчетности в контролирующие органы в соответствии с российским законодательством, коммуникации с представителями заказчика, как внутренними, так и внешними.

Команда технической поддержки 1С обеспечила программную реализацию задач, касающихся переноса архива данных, разработки алгоритмов для приведения проводок к формату 1С и автоматизации бизнес-процессов.

Результат

Проект был завершен в 2021 году в соответствии с установленными целями и сроками.

Что получил клиент:

• Ведение учета в 1С 8.3 Бухгалтерия МСФО по российским стандартам и стандартам GAAP.
• Проведенную сверку локального учета и GAAP.
• Надежную команду специалистов, которая своевременно и качественно реализовала поставленные задачи.

Что получили мы:

• Довольного и благодарного клиента.
• Новый заказ от этого же клиента на обслуживание его офиса в Казахстане для ведения бухгалтерского учета и подготовке налоговой отчетности.