Переход от работы в PeopleSoft к 1С, миграция данных за 3 года и 9 месяцев, организация бухгалтерского и налогового учета сразу по 2-м стандартам

Кейс о том, как в сжатые сроки мы помогли клиенту перейти от работы в программе PeopleSoft к использованию 1C 8.3 Бухгалтерия МСФО, перенесли все данные за последние 3 года и 9 месяцев текущего года, наладили ведение бухгалтерского и налогового учета параллельно по 2-м стандартам.

В 2020 году мы получили заказ от российского подразделения крупного международного холдинга, предоставляющего корпорациям и инвесторам консалтинговые услуги в сфере коммерческой недвижимости и управления инвестициями в России и по всему миру. Оборот российского подразделения составляет более 2 млрд. рублей в год.

В планы компании входил переход (с нашей помощью) от текущей программы для ведения бухгалтерского и налогового учета к использованию 1С, перенос в новую базу бухгалтерских данных за последние 3 года и 9 месяцев текущего года, настройка ведения учета сразу по двум стандартам и передача учета нам на аутсорсинг. Количество транзакций – 45 тысяч в год, работу внутренней бухгалтерии обеспечивали 9 бухгалтеров компании.

В рамках проекта нам предстояло решить следующие задачи:

• перенести архив бухгалтерских данных (по российским стандартам и стандартам GAAP) за три года из программы PeopleSoft в программу 1С 8.3 Бухгалтерия МСФО;
• настроить ведение учета по российским стандартам и параллельное ведение учета по стандартам GAAP в 1C 3 Бухгалтерия МСФО;
• организовать процесс ведения бухгалтерского и налогового учета для клиента;
• перенести данные за 9 месяцев текущего года и продолжить вести бухгалтерский учет в новой базе;
• обеспечить простоту и прозрачность бизнес-процессов;
• обучить сотрудников клиента работе в новой базе.

Хронология проекта (сроки, этапы)

Работу над проектом мы, как всегда, начали с разработки технического задания, и установки четких сроков выполнения задач по каждому из 7 этапов.

Этап I. Анализ базы данных PeopleSoft, разработка шаблонов для миграции данных в 1С – 3 месяца.

Этап II. Разработка мэппинга для трансляции в GAAP, согласование с финансовыми контролерами группы – 3 недели.

Этап III. Миграция данных бухгалтерского, налогового учета и GAAP в 1С за 9 месяцев текущего года – 3 месяца.

Этап IV. Выверка данных, защита и подтверждение результатов финансовыми контролерами группы – 1 месяц.

Этап V. Разработка и настройка выгрузки данных GAAP в корпоративную программу для международной группы – 1 месяц.

Этап VI. Разработка и внедрение в 1С отчетов для GAAP (резерв сомнительной задолженности, амортизации ОС и т.д.) – 2 месяца.

Этап VII. Миграция данных бухгалтерского, налогового учета и GAAP в 1С за 3 года (архив) – 5 месяца.

Сложности

Сложности работы над этим проектом были нам известны изначально.

1. PeopleSoft и 1С 8.3 Бухгалтерия МСФО – технически абсолютно разные программы для ведения бухгалтерского учета: невозможно сопоставить выгруженные проводки из PeopleSoft с проводками получаемыми в 1С, т.к. в иностранных программах для ведения бухгалтерского учета не соблюдается правило двойной записи как в 1С. Пришлось разрабатывать множественные алгоритмы для приведения проводок к формату 1С.
   
   
2. Ограниченность во времени. Нам были поставлены очень сжатые сроки для загрузки, сверки и защиты проекта перед международной группой финансовых контролеров.
   
   
3. Параллельно с загрузкой и сверкой данных нам необходимо было начать работу по ведению учета.

Команда

К работе над проектом мы привлекли команду из 11 специалистов Accetera:

• Бухгалтеры – 7 человек
• Команда технической поддержки 1С-программисты и аналитики – 4 человека

Команда Accetera взяла на себя ведение бухгалтерского, налогового учета, а также ведение учета по стандартам GAAP, ежемесячное закрытие и подготовку данных GAAP для загрузки в корпоративную систему в четко обозначенные сроки, а также полную ответственность по подготовке бухгалтерской и налоговой отчетности, сдаче отчетности в контролирующие органы в соответствии с российским законодательством, коммуникации с представителями заказчика, как внутренними, так и внешними.

Команда технической поддержки 1С обеспечила программную реализацию задач, касающихся переноса архивов данных, разработки множественных алгоритмов для приведения проводок к формату 1С и автоматизации бизнес-процессов.

Результат

Проект был завершен в 2021 году в соответствии с установленными целями и сроками. Результат нашей работы, занявшей 1 год и 4 месяца, превзошел и ожидания клиента, и даже наши ожидания.

Что получил клиент:

• Две бухгалтерские базы, одна с историческими данными за 3 года, вторая текущая база, также с загруженными данными, в которой продолжали дальнейшее ведение учета.
• Учет в GAAP, настроенные специализированные отчеты для GAAP и выгрузку данных в корпоративную систему группы международных компаний.
• Надежную команду специалистов, которая своевременно и качественно реализовала поставленные технические задачи и продолжает оказывать клиенту услуги по ведению бухгалтерского и налогового учета и подготовке отчетности.

Что получили мы:

• Довольного клиента, с которым мы продолжаем сотрудничество.
• Новый заказ от этого же клиента на разработку и внедрение системы электронного документооборота на базе 1С.