Переход на систему кадрового электронного документооборота – современное решение вопросов кадрового администрирования

Кейс о том, как отказаться от ведения кадрового документооборота в бумажном виде, перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО), передать его на аутсорсинг, и при этом полностью сохранить контроль над всеми связанными процессами.

В III квартале 2022 года к нам обратилась российская компания, оказывающая услуги юридического консалтинга, с просьбой подобрать и внедрить систему, которая позволит осуществлять ведение кадрового документооборота в электронном виде и уйти от бумажных носителей. Также клиент хотел передать кадровый документооборот нам на аутсорсинг, но сохранить возможность отслеживать текущие кадровые бизнес-процессы и принимать в них участие со своей стороны.

Мы предложили логичное, красивое и функциональное решение – внедрить систему кадрового электронного документооборота (КЭДО), которая позволит клиенту:

• перейти на полное электронное оформление кадровых документов и отказаться от ведения кадрового документооборота в бумажном виде;
• решить проблему подписания документов с дистанционными работниками;
• рассылать и получать расчетные листки в электронном виде;
• всегда оставаться на связи с нашими специалистами и оперативно получать обратную связь.

В рамках проекта нам предстояло решить следующие задачи:

• разработать Положение и соответствующую сопроводительную документацию для внедрения КЭДО;
• настроить систему для удаленной работы работников клиента в 5 городах;
• перенести в систему данные из 1С 8.3;
• настроить личные кабинеты для 50 работников клиента, работающих в системе;
• отладить работу системы КЭДО;
• обеспечить простоту и прозрачность бизнес-процессов;
• обучить работников клиента работе в новой базе.

Хронология проекта (сроки, этапы)

Перед началом работы мы разработали техническое задание и согласовали с клиентом сроки выполнения задач по каждому этапу.

Этап I. Выбор системы КЭДО, согласно требованиям клиента – 2-3 недели.

Этап II. Разработка Положения по КЭДО и необходимой документации для запуска КЭДО – 2 дня.

Этап III. Перенос данных из 1С в систему КЭДО – 1 неделя.

Этап IV. Поиск и исправление ошибок, отладка работы системы – 3 дня.

Этап V. Настройка личных кабинетов для работников клиента – 2 дня.

Этап VI. Обучение ответственных лиц работе в системе КЭДО – 1 день.

Команда

К работе над проектом мы привлекли команду из 3 специалистов Accetera:

• Команда технической поддержки 1С – 1 человек.
• Специалисты по кадрам – 2 человека.

Команда Accetera взяла на себя ведение кадрового администрирования, настройку процессов согласования и подписания кадровых документов, выгрузки отчетов по времени и дате подписания работниками кадровых документов, рассылки расчетных листков через систему КЭДО, своевременного ознакомления работников с ЛНА и другими кадровыми документами, выгрузки отчетов по планируемым отпускам и своевременной выплате отпускных.

Команда технической поддержки обеспечила программную реализацию задач, касающихся переноса архивов данных, отладке работы КЭДО и автоматизации бизнес-процессов.

Результат

Проект был завершен в ноябре 2022 года в соответствии с установленными целями и сроками.

Что получил клиент:

• Полностью настроенный функционал системы КЭДО.
• Переход на электронную систему кадрового документооборота.
• Прозрачные, понятные и оперативные бизнес-процессы.
• Удобный доступ работника клиента к своему личному кабинету, как c компьютера, так и с мобильного устройства.

Что получили мы:

• Довольного клиента, с которым мы продолжаем сотрудничество.
• Новый заказ от этого же клиента сразу с двумя задачами – проведение анализа и разработку внутренних Политик в соответствии с российским законодательством и проведение аудита внутренних процессов между отделами.